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审计读书报告会第十六讲----审计档案管理
2015-12-11 09:01   审核人:

 

(主讲人:审计处综合审计科孙论)  

 

审计档案是审计项目资料的最终集合,是审计经验、业绩、责任等的一个积累,是审计历史的一个浓缩,它所保存的是审计过程中形成的各种文字、图表、照片等每一个步骤的详细记录,对今后的审计发展具有借鉴意义,审计档案质量的高低,不仅体现审计机关基础工作的水平,同时也能反映审计业务工作质量的高低。今天我从审计档案的基本知识、审计资料的整理、审计资料的立卷、审计资料的归档四个方面跟大家汇报一下我读书的一些心得。  

一、审计档案的基本知识  

(一)审计档案概念:审计档案是国家审计机关、内部审计机构和社会审计组织在进行审计活动中直接形成的、具有保存价值的、各种形式的历史记录。包括在审计活动中形成的文件、电报、信函、笔录、凭证的原件及复制件,包括批件、定稿、重要修改稿、照片、音象磁带等。  

(二)审计档案包括的具体内容:  

1、上级机关对审计立项的指示、批示和下达的审计项目任务文件;
2
、审计通知书;
3
、审计报告(或复审意见),审计机关审定审计报告(复审意见)的会议纪要或会议记录摘要;
4
、审计报告所列问题的证明材料;
5
、被审计单位对审计报告的书面意见;
6
、有关审计处理的请示,审计事项的报告及上级机关的批复、批示;
7
、审计(含复审)结论和决定或审计意见通知书;
8
、被审计单位关于执行审计结论和决定情况的报告;
9
、罚款、没收款、扣缴款,停止拨款、贷款,冻结银行存款,封存帐册等文书及回执;
10
、被审计单位对审计结论和决定的复审申请,对审计(含复审)结论和决定的申诉材料;有关人员对审计(含复审)结论和决定的申诉材料;
11
、依法作出审计结论和决定的法规目录或摘要,上级机关有关本项目问题处理的政策界限;
12
、有关本审计项目的情况报告、通报;
13
、审计调查报告及其有关文件材料;
14
、各种调查取证材料;
15
、移交处理意见书;
16
、群众来信或来访记录;
17
、项目审计计划或审计方案,有关本项目计划安排方面的意见、请示、报告、批复和其它有关材料;
18
、与本项目有关的其它材料。  

(三)不需归档文件材料的范围:
  1、与本项目无关的文件材料。
  2、未用作审计报告所列问题依据的文件材料。
  3、未经领导审阅、签发的未生效的文电草稿和文件的一般修改稿。
  4、审计过程中摘录的供参阅的非取证材料和笔录。
  5、重份文件材料。  

(四)审计档案的分类:  

1、按其使用期限的长短和作用的大小可以分为永久性档案和当期档案。
 (1)永久性档案是指那些记录内容相对稳定,具有长期使用价值,并对以后审计工作具有重要影响和直接作用的审计档案。永久性档案主要有综合类工作底稿和备查类工作底稿组成,如审计报告书副本、公司章程等。
 (2)当期档案是指那些记录内容经常变化,只供当期审计使用和下期审计参考的审计档案。当期档案主要由业务类工作底稿组成,如符合性测试的工作底稿、具体会计账项实质性测试的工作底稿等。  

2按职能分类可分为审计监督类档案和行政管理类档案。  

1)审计监督类档案是指国家审计机关、内部审计机构和社会审计组织所开展的审计项目的相关资料。  

2)行政管理类档案是指各级党政行政机关以及本单位、部门制订的与审计工作相关的各类法规、制度和相关文件等。  

3、按审计项目的类别分类,审计档案可以分为经济责任审计资料、财务收支审计资料、工程建设项目(修缮项目)审计资料、预算执行与决算审计资料、专项资金审计资料、绩效审计资料、内控制度与风险审计资料等。
   4 、按审计资料的单元分类。可将立卷归档的文件材料分为结论性文件材料、证明性材料和立项性文件材料、其他备查文件材料四个单元。其中:  

1)立项性文件材料,如审计通知书、审计实施方案;
2)证明性文件材料,如审计证据(含承诺书)、审计工作底稿;
3)结论性文件材料,如审计报告、审定审计报告的会议纪要、审计报告征求意见书、复核意见书、审计意见书、审计决定书、审计建议书、移送处理书、审计处罚决定书、审计听证告知书、审计文书送达回证;
4)其他备查文件材料。———————————————  

二、审计资料的整理  

(一)整理的原则  

审计档案整理工作,实行谁审计谁立卷,边审计边收集整理,审结卷成的原则。  

(二)整理的要求  

审计档案整理的基本要求是完整和精炼。
  完整的要求是:
 1、每一年度执行审计项目计划所形成的审计文件材料,均应收集齐全。
 2、每一审计项目所形成的文件材料,均应收集齐全。
 3、每一案卷内重要文件的各种稿本,均应收集齐全。
  精炼的要求是,在立卷过程中严格按文件材料保存价值决定职舍。应做到:
  1、按职能分类,防止审计监督和行政管理两类文件混合立卷和不必要的重复立卷。
  2、对审计证明材料,应以审计报告所列问题的需要为标准,区分经过核实和未经过核实、已用作依据和未用作依据,分别加以取舍;与审计报告所列问题无关或未经核实材料,均不立卷。
  3、对各种审计文书的历次修改稿,除有重要内容的修改稿应立卷归档外,一般修改稿不必归档。  

(三)整理的方法  

采用按职能分类、按项目立卷、按单元排列的方法。
(四)整理的顺序  

1、审计案卷内文件材料按结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料、其他备查文件材料的顺序进行排列。其中:
结论性文件材料,采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列。即
  (1)向上级机关报送的有关本项目的审计情况报告。
  (2)审计(含复审)结论和决定或审计意见通知书。
  (3)被审计单位执行审计结论和决定情况的报告及罚款、没收款、扣缴款回执。
  (4)有关审计处理的请示,审计事项的报告及上级机关的批复,批示。
  (5)审计报告(含复审意见)及审计机关审定审计报告(复审意见)的会议纪要或会议记录摘要。
  (6)被审计单位对审计报告的书面意见。
  (7)被审计单位对审计结论和决定的复审申请,对审计(含复审)结论和决定的申诉材料;有关人员对审计(含复审)结论和决定的申诉材料。
  (8)停止拨款、贷款,冻结银行存款,封存帐册的文书及回执。
  (9)有关本项目的通报。
  (10)移送处理意见书。
证明性文件材料,按与审计方案所列审计事项或者会计报表科目对应的顺序排列。即:  

(11)审计证实问题汇总记录(证实审计报告所列问题的汇总文字或表格)
  (12)审计证实问题分项记录(证实审计报告所列问题之一的原始凭证、审计工作记录及调查证明性材料)
  (13)依法作出审计结论和决定的法规目录或摘要、上级机关有关本项目问题处理的政策界限。
立项性文件材料,按文件材料形成的时间顺序,并结合文件材料的重要程度进行排列。即按  

(14)上级机关对项目审计任务的指示和部署意见。
  (15)群众来信或来访的记录。
  (16)本项目的审计计划或审计方案。
  (17)审计通知书。
其他备查文件材料,按文件材料形成的时间顺序,并结合文件材料的2、审计案卷内的每份或者每组文件之间的排列规则是:
正件在前,附件在后;
定稿在前,修改稿在后;
批复在前,请示在后;
批示在前,报告在后;
重要文件在前,次要文件在后;
汇总性文件在前,基础性文件在后。重要程度进行排列。  

三、审计资料的立卷  

(一)立卷的方法    

1、以项目为单位进行立卷。一个审计项目的文件材料应立成一卷或数卷,一般不得把两个或两个以上项目的文件材料合并立成一卷。除利用外资审计项目外,跨年度结束的审计事项,放于审计结束的年度立卷。  

2经济责任审计,按单位,人名和审计年度分别立卷。
3
、定期审计,按被审计单位和年度立卷。一个年度内被审计单位的材料普遍较少时,可将这些单位的材料分别装订成簿卷,放在同一卷盒内。
4
、行业审计,本机关直接审计形成的文件材料,与下级审计机关报送的有关审计情况报告和本机关的综合材料,应分别立卷。
5
、专项资金审计,利用外资审计,按项目和年度立卷。
6
、审计调查按专题立卷,视材料的多少立成一卷或数卷,材料少时可将几个专题材料合并立卷。
7
、复审文件材料由办理复审的审计机关立卷。抄送给原审计机关的复审文件材料与原审计结论和决定在同一年度的,与其合并立卷;不在同一年度的,另行立卷。
8
、审计过程中,移送外单位处理的有关事项的文件材料,审计机关应根据有关规定,将原件或复印件随该审计项目文件材料立卷。  

(二)立卷时需注意的事项  

1、立卷时,先划清审计监督和行政管理活动所形成的两种不同文件材料之间的界限,分别按各自的要求立卷。审计监督和行政管理两类文件的材料应分开立卷,准确划分两者的界限,以保证审计档案的系统性和完整性。遇有两类文件材料相互交叉或难以区分时,应根据完整、精炼的要求,认真分析、鉴别,酌情处理;必要时,个别文件可在审计和文书两类案卷中同时立卷。  

2、审计文件材料按审计项目立卷,一个审计项目可立一个卷或者若干卷,不得将几个审计项目合并立为一个卷。
3
、跨年度的审计项目,在项目审计终结的年度立卷。  

4、立卷责任人应当及时收集审计项目的文件材料;审计终结后,立卷责任人对审计项目形成的全部文件材料按立卷方法和规则进行归类整理,经审计组组长(或业务部门负责人)复查,并经档案管理机构或者档案工作人员检查后,依照有关规定进行编目和装订。  

5、审计复议案件的文件材料由复议机构按案件单独立卷归档。为了便于查找和利用,档案管理机构应当将审计复议案件归档情况在被复议的审计项目案卷备考表中加以说明。  

6、审计项目一经确定,审计组长即应指定审计档案的立卷责任人。审计项目一经实施,审计人员即应及时收集和整理所分工项目形成的文件和材料。审计终结时,立卷责任人应对本审计项目的文件形成的全部文件和材料进行收集、整理、鉴定和取舍,并按立卷的规则和方法进行组卷,经审计组长复查后,依照有关规定进行案卷的编目和装订,并按规定移交审计机构或档案管理部门保管。  

四、审计资料的归档  

(一)卷内文件目录按卷内文件材料的排列顺序和内容编写:
 第一栏,顺序号:以文件材料排列先后顺序逐件填写。
 第二栏,字号:填写文件制发机关的发文字号。
 第三栏,责任者:填写对文件材料的署名者,即对文件材料负有责任的团体和个人。未署名的,应判定责任者。
 第四栏,题名:即文件标题,一般应照实抄录,没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加〖〗
 第五栏,日期:文件的形成时间。填写时可省略字,在表示年、月的数字右下角加号。
 第六栏,页号:填写文件所在位置起止页号。
(二)案卷封面的印制与填写:
  1全宗名称,印制或填写立档单位全称或通用简称。
  2审计案卷题名,即审计项目名称,按照介词字、被审计单位名称、审计事项的时间范围和审计事项名称的顺序填写。
  3审计时间,填写从制发审计通知书到下达审计结论和决定或审计意见通知书的起止时间。
  4审计组负责人,填写审计组负责人姓名。
  5、本项目共 卷 (第 卷)”。填本审计项目形成的案卷总数,本卷是其中第几卷。
  6、 年 月 至 年 月,填写本卷文件材料形成的起止时间。
  7、本卷共 件 页,填写本卷文件材料的总件数和总页数。
  8保管期限,根据审计档案保管期限表的规定划注。
  9归档号,填写文书处理号。
  10、案卷封面采用长×宽为 300mm × 220mm  规格, 250 牛皮纸。
(三)备考表的填写:
  1、本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,填写人签名并标注时间。
  2、立卷人:由立卷者签名,并注明日期。
  3、检查人:由审计组或审计业务处室负责人签名,并填写检查日期。
  4、立卷时间:填写完成立卷的日期。
(四)案卷的装订应注意以下事项:
  1、拆除文件上的金属物。
  2、破损和褪色的文件材料,应进行修补或复制。
  3、文件材料装订部分过窄或有字的,用纸加宽装订;纸面小的,加贴在标准的十六开纸上。
  4、文件材料字迹难以辨认的,应附抄件并加以说明。
  5、文件材料是外文的,应附有中译本。
  6、卷内文件材料,一般不超过二百页为宜,超过的可根据文件材料内容的阶段性分卷装订。
  7、装订时文件的右边和下边要取齐。
  8、装订要牢固、整齐、美观,不丢页,不压字,不损坏文件,不妨碍阅读。
(五)归档时还需注意事项  

1、编序号时,以卷为单位,对卷内文件材料逐页在有文字的材料的正面右上角(背面左上角)用阿拉伯数字顺序编写页号。  

2、录音带、录象带、照片等声象档案,应逐件登记单位、时间、内容、数量、制作者。
3
、证物能附卷保存的,应装入卷内或物品袋内,袋上写明名称、数量、特征、来源。不便附卷保存的,另行包装封面,注明年度、内容、档号、审计项目标题等,连同案卷一并归档。有些证物不宜保存者,应拍成照片存档。  

 

管理是一个宏观的概念,它包括对事项的制定,执行,检查和改进等范畴。制定就是制定计划(或规定、规范、标准、法规等);执行就是按照计划去做,即实施;检查就是将执行的过程或结果与计划进行对比,总结出经验,找出差距;改进首先是推广通过检查总结出的经验,将经验转变为长效机制或新的规定;再次是针对检查发现的问题进行纠正,制定纠正、预防措施,以持续改进。我今天讲的审计档案管理只是管理其中的一个环节,也是相对于我们工作中比较实用的一个步骤,希望对大家有所帮助,讲得不当的地方请大家多批评指正,谢谢大家。  

 

 

作者:  编辑:中南大学审计处    时间:2010-3-22 8:41:09

 

 

 

 

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